西安国际会议案例

国际会议前的准备工作：在会议前的准备工作中需要注意会议开始时间、持续时间、会议地点确认、会议出席人，会议议题、接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等。

座次的安排：一般情况下，会议座次的方桌会议和圆桌会议。一般情况下会议室中是长方形的桌子，包括椭圆形，就是所谓的方桌会议，方桌可以体现主次。

政策法规遵守：需要注意国际会议的分类和相应的管理规定，例如重大国际会议和一般性国际会议的区别。

申报时间和材料准备：国际会议的经费预算需要提前一年报学校审批，一般性国际学术会议召开当年需提前4个月申报，重大国际学术会议召开当年提前6个月申报。需要准备的材料包括会议中英文全称、举办日期、会期、地点、主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称、与会人员范围、会议规模、外宾人数、会议主题、议题和主要内容、经费来源等。

涉外注意事项：

对国际组织要求在我国举办学术会议，需区别情况对待。
原则上不邀请未建交国家人员出席会议。如有特殊需要，须事先通过校外办报江西省外办审批。
原则上不邀请外国记者和外国驻华使、领馆人员参加会议，如需要，则须专案报批。

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