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外宾接待

时间:2024-04-21  来源:西安会议公司  作者:西安会议公司

外宾接待注意事项,悦行迈斯会议公司起家业务就是入境旅游服务,因此在外宾接待方面有着丰富的经验

确定好来访时间和交通工具,做好接待工作

当我们确定外宾将要来访的时候,一定要提前联系外宾,确定外宾的航班和起飞时间。这样,我们就可以从容的安排相关人员前往机场迎接或者做好校内接待工作。

安排一位英文好的工作人员全程陪同

对于很多外语并不好的人来说,与外宾交流就显得比较困难了。因此,为了来访期间的工作能够迅速有效的开展,最好安排一位英文较好的工作人员全程陪同,作为外宾在华的零时翻译,协调好外宾的一切事项。

提前安排好外宾的住宿和餐饮

这里所说的安排好住宿和餐饮不单单是安排星级跟得上、条件相对好的酒店和饭店,还包括后期的报销问题。比如报销地限额是多少,报销都包括哪些项目,住宿报销是由外宾自行解决还是接待方承担,外宾的护照号是多少等等。

所以要提前婉转地询问外宾,根据他的答复权宜行事!

注意问清楚外宾的个人忌讳

有一部分外宾到国内以后,有很多属于他个人的忌讳,为了避免尴尬,接待人员最好通过其他渠道打听一下外宾的个人喜好和忌讳,比如饮食上不吃什么、喜欢什么,住宿上有什么个人要求、作息习惯上有什么想法等等,做好这些工作,会给外宾留下一个非常好的印象。

安排外宾的跟车

如果外宾在华事务安排的比较多的话,而且地点相对比较分散,那么接待方最好提前安排好这段时间内的跟车。外宾参加的一切活动要保证有车可乘,从上午走出酒店到晚上回到酒店,最好都要有车跟随。

提前预订返程机票

在外宾即将结束访问的时候,要主动向外宾询问返程机票的事儿。如果是由其自行解决的话,就可以不用操心;但如果是我们负责的话,就要提前征求其意见,将机票预定好,以免耽误行程。

外宾离开的时候要送

请别人来的时候一切都做得很好,事情办成了就不管别人让别人自己离开,这样的事儿是万万不可的。当外宾完成了本次来访应该做的事情以后,一定要安排专人专车将外宾送到机场或车站,以表示对别人的尊重和对对方下次到来的邀请与期待。

西安外宾接待

接待外宾容貌礼仪

在外事接待中,不仅要注重服饰礼仪,而目要注意容貌礼仪。

在接待外宾时,服装要干净、整齐、挺括,尤其要注意衣领、袖口的卫生。皮鞋一定要挺直明亮。男士的皮鞋切忌皱纹丛生而又色淡,女士的皮鞋则忌跟部过高和过低。

着中山装一定要扣好领扣、领钩、裤扣,里面的长袖衬衣要把前后摆放在裤内,袖口放松不过于出头。下身长裤不要卷起。男士忌穿短裤和凉鞋参加外事接待:女士忌光脚穿凉鞋,且袜口露在裙外。

参加外事接待,必须注重个人卫生,头发应提前去美发店整理定型,胡须要刮干净,指甲应修齐,鼻毛要剪短。在与外宾交往中要讲究公共卫生,不可随地吐痰,丢果皮、烟头,更不能在外宾面前擤鼻涕、挖鼻孔、掏耳朵、搓泥垢、剔牙齿、修指甲、打哈欠、搔痒、脱鞋袜等。如果要咳嗽、打喷嚏,实在控制不住可以用手帕悟住口鼻,脸向侧面,尽量发出轻声。在外事交往中,忌食葱、蒜、韭菜等气味过大的刺激性食物。

如果吃了,应口内嚼上些茶叶赶快祛除。

在涉外社交时,进入外宾的客厅内要脱去帽子、大衣、风雨衣、套鞋等,并交给存放处。在室内男士严禁戴帽子、手套及黑色眼镜,女士则严禁戴口罩。

在家中接待外国朋友,一定要穿上礼服迎接,不可穿内衣、睡衣、短裤接待外宾。

在同外宾交谈之前,应把家人一向外宾介绍,然后家人自动退到别的房间去。

要留外国朋友吃午宴或晚宴,一定要有准备,否则不宜留外宾用餐。外宾起身告辞,不可过于挽留,应送至门外,待外宾上车与自己挥手告别时,方可回室内。

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