涉外会议 涉外会议案例

外宾来访，通常要由东道国先发出邀请，这既是礼节，也是一项必要的手续。邀请一般应以局面方式进行，被邀者在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此办理有关的手续。邀请函除表示欢迎之意外，也表明被邀请者的身份、访问的性质以及访问的日期和时间等内容。有时，为了表示客气，也可请被邀者在他认为"方便的时候"来访，或将时间留待以后”另行商定”。

接待事前准备

为了搞好接待，在外宾抵达以前，就应做好充分的准备工作。首先，要搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。例如，来访外宾的总人数，是否包括主宾和其他人员的配偶，来访人员的职务、性别、礼宾次序等情况，这些均可请对方事先提供。重要国宾来访，其随访人员中，有正式随行人员（或代表团团员）和工作人员之分，而正式随行人员中有的还是政府的高级官员。此外，有的国家领导人来访，随行的还有企业家、记者以及专机的机组人员等。这些都应在事先了解清楚，以便由有关单位做好相应的接待准备。

对于外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等也可事先向对方探询，必要时，还可向对方索要来访者的血型资料。拟订来宾访问日程前，还要向对方了解清楚抵离的日期和时间、交通工具和施行路线、对参观访问的具体愿望等。飞机起降的具体时间，可经由民航部门密切掌握。

随着全球化的发展，国际交流越来越频繁，外宾接待成为了各个领域必不可少的一项工作。为了让外宾在中国的访问更加顺利、愉快，我们需要制定一套完善的外宾接待方案及流程。

接待方案提前确定

1. 接待前准备

在外宾到来之前，我们需要做好以下准备工作：

(1)了解外宾的基本情况，包括姓名、职务、国籍、到达时间、住宿地点等。

(2)安排好外宾的住宿和交通，确保外宾能够顺利到达目的地。

(3)准备好接待礼品，可以是当地特色的小礼品或者是公司的纪念品等。

2. 接待流程

(1)接机

在外宾到达机场之后，我们需要派出专人前往机场接机。接机人员需要提前了解外宾的航班信息，准确抵达机场，并在机场等候外宾。接机人员需要穿着整洁、得体的服装，手持公司标志的牌子，以便外宾能够快速找到。

(2)住宿安排

在外宾到达住宿地点之后，我们需要安排专人前往接待。接待人员需要向外宾介绍住宿的环境和设施，并帮助外宾完成入住手续。在接待过程中，我们需要注意外宾的需求和要求，尽可能地为外宾提供舒适的住宿环境。

(3)会议安排

如果外宾来访的目的是参加会议或者商务活动，我们需要提前安排好会议的场地、设备和人员。在会议期间，我们需要为外宾提供翻译和秘书等服务，确保会议的顺利进行。

(4)文化交流

在外宾来访期间，我们需要为外宾安排一些文化交流活动，让外宾更好地了解中国的文化和风俗。可以安排参观当地的博物馆、历史遗迹、美食街等，让外宾感受到中国的独特魅力。

会议前

1. 与会议主办方治谈，了解会议要求及所需服务项目。

2. 提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。

3. 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

4. 确定方案，签订合同，预付定金。

会中

1. 会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2. 会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

3. 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4. 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

5. 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。

6. 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

7. 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

8. 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

会谈座位的安排

双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人占背门一侧，客人面向正门。主谈人居中。我国习惯把译员安排在主谈人右侧，但有的国家亦让译员坐在后面，一般应尊重主人的安排。其他人按礼宾顺序左右排列。记录员可安排在后面，如参加会谈人数少，也可安排在会谈桌就座。

1、结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。

2、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

3、合影：会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。

基本礼仪

1.所有工作人员统一着装。服装应保持清洁、完好，扣子齐全，不漏扣、错扣。打好领带，配穿皮鞋，上衣袋不装东西，裤袋少装东西，并做到不挽袖口和裤脚。

2.会议接待人员在上岗期间员工必须佩带工作证牌。

3.男会议接待人员胡须应修剪整洁，头发修剪整齐，不能过长。女会议接待人员淡妆上岗，且与年龄、身份相符。不能当众化装。注意讲究公共卫生，上班前不吃带有刺款性气味的食物，避免口腔异味。

访问日程安排注意事项

访问日程一般应由东道国道国首先提出。日程草案拟订后，可先将主要内容告知对方，以便听取对方意见，并使对方有所准备。日程安排铂的好坏，对访问的成功与顺利进行具有重要的意义。特别是国家领导人的访问，既要使日程安排符合礼议规格的一般要求，又要避免使人感到所有这类访问都千篇一律。在拟订日程草案时，除了遵循通常的礼仪程序以外，还要考虑以下一些因素：

1、访问的目的和性质

2、访问者的愿望

3、访问者同东道国的哪些人和事有特殊的关系

4、访问者过去是否曾经来访过，哪些项目过去已经看过，如何使本次访问更具特色

5、来访者的年龄及身体状况能适应的活动限度

6、代表团其他成员的特殊要求与安排，特别是主宾的夫人，有时可以另行排一些有意义的活动。

除了以上因素以外，主方领导人的时间安排是一个十分重要的因素，事先应当同有关的办公室联系好。

日程安排的松紧应适当。活动安排太少，让客人有时在宾馆里无所事事，会感到受冷遇：活动安排太多，又会令客人筋疲力尽。要保持日程安排适当平衡确非易事。为了让客人在有限的时间内，多看一些东西，多接触一些人，常常容易把日程排得太满，没有轻松休息的时间。美国前总统艾森豪威尔谈起英国女王紧张的访美日程时说："她们一定希望有时间休息安静一下。如果任何助手敢把我的日程安排得像她们的那样（紧张），我就要把他解雇。

有些大型代表团来访，为了达到更好的效果，可以安排他们分组活动。有的次要活动，可以安排代表团其他成员参加，以减轻主宾的劳累。接待规格的高低，体现了对来访客人的重视程度和欢迎的热烈程度，来访者对于接待规格的高低也往往比较敏感。因此，对于来访客人的接待规格要妥善掌握。