服务理念

如何筹建一场大型会议？一场大型会议筹建布置和注意事项有哪些？会务工作纷繁复杂，环节繁多，稍有不慎就可能导致疏漏或失误。

我们通过工作中不断总结和优化出了一套简洁、明了且高效的会务工作流程，不仅能够提高会议筹备的效率，还能确保会议的顺利进行。

悦行迈斯服务理念+宗旨客户至上，严格的国际化管理操作模式全方位一体化的专业服务。

服务理念

1、热情服务，以客户需求为中心，诚实守信，互惠互利，提供优质的服务。
2、以尽责的态度，积极的思维，认真的答复，不断的改进，为客户提供热情、满意的服务。
3、真诚、善意的接待，积极提供服务，为客户提供便捷的服务。
4、不断提升产品和服务质量，沟通和协调，追求客户满意度。

服务宗旨

1、以客户为中心：不断满足客户对产品和服务的需求，确保有效地支持客户的服务需求。
2、提供优质服务：以提高服务质量和提升服务灵活性为客户提以远超出他们期望的优质服务。
3、建立信任关系：以服务行为表达尊重，营建双赢信任关系，做到合作共赢。
4、确保售后信誉：以客观的态度确保顾客满意，提升售后服务信誉，协助提高客户满意度。

悦行迈斯总结的会议服务流程

1. 会前准备 

精心策划会前准备对于会务工作的成功至关重要。它要求我们细致地规划会议的整个流程，充分考虑每一个细节，并对可能出现的问题进行预先的谋划和应对。

会议方案是会议筹备的蓝图，它涵盖了会议的方方面面，包括会议名称、目的、时间、地点、参会人员、主要议程以及会务工作的具体分工等。方案必须简洁而明确，具有高度的可操作性，并需经过相关领导的审批 。一旦方案获得通过，主办部门应召集各相关部门召开协调会议，确保各部门能够依据方案高效执行各自的任务。

在会议筹备的过程中，各个部门需明确自身的职责与任务。这包括但不限于：会务组负责会议现场的布置与秩序维护，技术组需确保会议设备的正常运行，宣传组则需做好会议前的宣传与推广工作。通过明确各部门的分工与协作，可以确保会议筹备工作的有序进行。

起草会议通知：会议通知应包含会议名称、主要内容、报到时间与地点、参会单位、报名要求，以及联系人姓名与电话等关键信息。通知语言需简洁明了，时间、地点务必具体明确。
下发会议通知：通知可通过电话、短信、微信、书面或内网邮件等多种方式发送，具体方式可根据实际情况选择或综合使用。发送时需确保通知内容准确无误，并及时送达每位参会者。
落实参会人员：统计并汇总会议请假人员名单，必要时核实请假情况。核对参会人员名单，确保无误后打印纸质名单，及时向参会领导或主持人报告。
协调出席领导：根据会议要求，通过多种方式提醒领导出席会议，包括会议时间、地点、主要参加人员及议程等重要信息。在会前适当时间再次提醒领导会议时间，确保其准时参加。
预订会议室：在确定会议时间后，立即与后勤或物业部门联系，预订会议室并做好保洁和桌椅摆放等准备工作。若会议有外单位人员参加，需提前制作引导牌。
编印会议须知：对于大型会议，如全省业务工作会议等，需编印会议须知，内容包括会议纪律、日程安排、参会人员名单等，用词准确、表达清晰。
制作会议证件：根据会议需要制作各类证件，如代表证、出入证等，确保美观大方、易于识别和管理。
会场布置：主席台布置需规范和谐、庄重大方，并与会议主题相符。同时，调试音响、灯光和投影设备，确保正常使用。
制作会议物料：根据参会人员名单制作桌签，并合理安排座次。完成后制作会场座位图，方便查阅。
调度会议用车：根据需要借用或租用车辆，并安排专人负责调度和统计乘车人员，防止迟到或遗漏。
媒体邀约报道：如需新闻报道，需提前联系宣传部门或新闻单位，并在会场安排好新闻宣传人员专座。
分发会议材料：将会议材料列表登记并逐一发放给参会人员，确保不漏一份、不少一人。对涉密文件需严格按照保密规定处理。

1.3 分工落实 

在拟订好会议方案并分解任务后，部门需协调分工、明确责任人并规定完成时限 。在会议开始前进行全面自查以确保万无一失后即可进行会议的正式召开。

会中工作，涵盖了从会议报到至会议结束的全方位服务。这一阶段的工作繁杂且琐碎，却至关重要。周到细致的服务，是确保会议顺利进行的关键。

会中服务不仅涉及会议报到、签到等基础环节，还包括维护会场秩序、处理突发事件等重要任务。因此，必须注重每一个细节，做到精细周密，以确保会议的顺利进行。

会后工作，作为会务工作的重要一环，对于确保会议质量和效果至关重要。这一阶段涵盖了返程服务、材料归档以及会后总结等多个方面。

返程安排要求我们协调组织好参会人员的后续服务，包括协助联系交通工具、订票以及妥善安排个别因工作需要暂留人员的食宿等。同时，材料归档环节需要及时、完整地收集会议方案、通知、简报等相关资料，并按照规定进行整理和归档，以便后续查阅。

最后，会后总结要求在会议结束后客观、准确地梳理和总结会务工作的经验与不足，并收集参会人员的意见和建议，为今后的会务工作提供改进的参考。

做好会务工作还要求办会人员不断提升自身素质。这包括树立全局意识，从全局高度统筹协调好参会各部门和会务各环节的工作；培养灵活应变能力，以应对会务工作中可能出现的各种突发情况；以及保持认真负责的品质，确保每一个环节和细节都得到妥善处理。只有这样，才能确保会务工作的高效、有序完成。