会议接待工作分工

会议接待分工，会议接待工作有什么？分工是为了做到各司其职，不遗漏，不漏项，因此分公司特别对于经验不足的公司尤为重要，下面给出会议常见的分工明细

领导接待流程

一、组建与分工

A. 成立专门的领导接待机构，并明确各成员的职责。

B. 同时，设立工作小组，并详细分工。

二、邀请与准备

A. 确定会议或活动的名称、议程、时间、地点等关键信息。

B. 拟定邀请名单，并印制请柬和车证。

C. 绘制路线图，并为领导准备讲话稿或发言稿。

D. 将所有必要文件装袋，包括请柬、议程、车证、路线图等，然后发放给受邀领导，并保留联系信息以备查询。

E. 确定最终参会的领导名单，并调整桌牌。

F. 分类并打印到会领导的名单。

三、礼仪服务安排

A. 明确礼仪服务人员的要求和数量。

B. 通过电话或实地联系，确定联系人并商讨细节。

C. 进行会议或活动前的实地演习，确保岗位分工明确。

D. 联系并确定礼仪服装，同时商讨酬劳事宜。

四、现场勘察与布置

A. 确定贵宾室的位置及宾客行走路线。

B. 安排接待岗位和人员，并确保贵宾室的饮水用具和签到用具都已准备妥当。

C. 在贵宾室内码放好会议材料，确保一切就绪。

五、座签与签到用品准备

A. 根据参会人员数量购置座签，并打印人名。

B. 按照单中心或双中心的方式码放座签。

C. 制作或购置签到簿和签到笔，并确定专人负责现场指引签到。

六、现场接待与引领

A. 确定专人负责会议现场迎接领导入贵宾室的工作。

B. 在贵宾室为领导安排休息候会的位置。

C. 根据会议或活动的安排，确定专人引领领导入场、就座、观看演出或会前录像等环节。

D. 在适当的时候，引领领导与演员或工作人员合影留念。

七、送别与后续联系

A. 安排车辆提前到岗，以便直接将领导送至目的地。

B. 在送别时向领导交待行驶路线，并确保活动后与领导保持联系，以落实交办事项或其他需处理的事宜。

材料准备流程

一、明确会议文件材料内容

首先，需要拟定详细的会议议程，以确保会议的顺利进行。接着，确定将发放给参会人员的文件材料，包括会议议程、决议草案等。

二、撰写会议文件材料

明确负责写作的人员，并召开专题会议，明确写作的指导思想、思路和框架。然后，集中进行写作，并在完成后召开专题会议进行修改。经过反复修改、定稿后，即可进入印制阶段。

三、印制会议文件材料

在确定最终的文件材料内容后，需要整理并制定参会证。接着，进行对版、印刷和装订工作，确保文件材料的准确性和完整性。完成装袋后，将文件材料运送到会议或活动的指定地点。

四、分发与收存文件材料

在会议或活动现场，按照预定计划将文件材料分发给贵宾室、主席台和参会人员。同时，进行二次检查对版，以确保文件的准确性。会议结束后，及时收集并运送剩余的文件材料进行收存，以备后续需要。

新闻宣传流程

一、新闻宣传策划

首先，提出宣传意向，并请领导确定宣传范围、主题和方向。接着，根据领导指示，提供相关材料，撰写形成新闻稿件。然后，联系并落实媒体人员，同时制定签到表。最后，评估并落实宣传效果。

二、信息报送

结合领导讲话、会议内容及效果，撰写相关信息。之后，向主管部门进行信息报送。

三、摄影摄像与录音留资料

摄影方面，需邀请专业人员或通知新闻中心参与，并落实摄影设备、磁带以及摄影机位。照相时，同样需要联系专业人员并备好相关设备。此外，还需专人负责录音，并准备录音笔等设备，最后整理文字并进行归档。

后勤保障流程

一、场地准备

联系并确认会议场地的具体信息，包括场地负责人联系方式。明确会议的开始与结束时间，以及预计的参会人数。根据参会人数合理布置桌椅，并确定贵宾的级别与人数，以便为他们准备合适的贵宾室。同时，确保所有场地的清洁卫生。

二、用水需求

确保参会人员有充足且清洁的饮用水供应。根据参会人数确定水的摆放位置和方式，并购买必要的杯垫和毛巾。此外，还需为贵宾室准备足够数量的矿泉水和茶叶，以及茶杯和面巾纸。在会议结束后，需清点并整理所有用品。

三、餐饮安排

根据会议的形式（如食堂用餐或饭店用餐）进行相应的餐饮准备。如果是食堂用餐或自助餐，需要统计用餐人数，印制餐票，并指派专人发放。如果是饭店用餐，则需要确定餐标，根据会议规模和级别指定菜谱，并请示领导进行调整。同时，还需安排用餐时间、座次以及领导和少数民族的餐桌。

四、住宿保障

根据参会人数分配房间，并安排车辆将人员送至住宿地点。确定并公布工作人员的房间，发放钥匙，并在会议结束后回收。

五、娱乐活动

确定娱乐活动的形式、内容和时间，并指派专人负责。明确各项活动的参加人数，落实活动场所和地点，并分发活动门票。

六、会议用车安排

根据会议需求落实用车数量，明确发车时间、地点和路线。指派每辆车的负责人，并安排人员乘车。

安全保卫流程

一、安全警卫

设置路障和警戒带，确保会议或活动的安全边界。同时，准备好对讲机和喊话筒等通讯工具，以便随时沟通。对所有进入场地的人员和物品进行严格的安全检查，确保消除潜在的安全隐患。

二、治安秩序

配备足够的人员，引导观众有序入场，并确保活动或会议的进行秩序井然。在活动开始后，安保人员应分布在各门口，随时准备应对各种情况。

三、环境秩序

仔细检查照明、音响等设施设备，确保它们在会议或活动期间能够正常工作。同时，保持出入口的畅通无阻，并在紧急情况下能够迅速组织人员疏散。

四、交通管制

对活动场所周边的交通进行管制，预留足够的停车位。根据不同人员的类别，引导他们将车辆停放在指定的位置。