企业年会前期的准备工作主要包括:
1、年会方案策划
成立专业策划团队,进行创意方案制作及预算说明,确定年会开展实施流程、效果以及费用。
2、确定年会场地
确定年会场地,并到达活动现场进行进行勘测、记录详细数据、尺寸,对现场进行合理布局规划。
3、节目彩排
成立年会节目小组,组织会议讨论节目细节,确认年会节目演出人员,并安排所有演出人员提前到场进行至少3次的彩排,保证节目顺利进行。
4、现场布展
根据年会现场进行会场场景设置及舞美效果进行现场搭建布局。
前晚的准备最主要的是成立年会的执行组织,每一个组都有各自负责的不同内容,只有每一个组各司其职,在规定的时间内完成自己的本职工作,大家才能一起如期的完成所有活动的前期准备工作!
1.年会领导小组
①负责企业年会总体策划、组织、协调,对年会中产生的重大事项进行决策
②直接领导年会筹备办公室的工作,处理年会筹备办公室反映出的筹备和进行中产生的问题,并及时解决与指导
2.年会筹备办公室
①负责制定年会活动方案,确定各专项小组的组成,对各专项小组的工作内容进行规划与要求,制定与传达活动的流程与日程安排表
②对各专项小组的筹备工作进行定时监督,指导,并对各小组的工作进行情况进行协调和组织
3.年会节目准备组
①根据年会的主题,组织“文艺晚会”,“体育活动”、“环保公益”等重点活动的准备工作
②拟定活动所需的设备、人员、稿件,递交活动筹备办公室
③制订节目的流程、风格、形式等细节问题
辅助准备:
平面设计:企业宣传画册,周年庆logo,手提袋、邀请函、工作证等一系列宣传品。拍摄企业宣传片,针对企业特征先撰写拍摄脚本,确定内容后进行现场拍摄,可以采用航拍,轨道拍摄等方式全方面展现企业文化
现场设计:确定周年庆地点,为周年庆地点做现场设计,舞美灯光设计
邀请人员名单:提前确定出席晚会的领导名单,发送邀请函
优秀员工评选:分若干个奖项,提前做好评选工作,晚会当天一一揭晓,一次奖励为企业发展付出重大贡献的员工
横幅/引导牌:布置在会场周边,引导参会人员进场;
背景板/签到板:会场入口或者人员签到处使用;
展架/海报:展架海报等宣传物料,年会的气氛担当;
工装/工牌:方便会场服务;
席签:重要参会人员的坐席指引;
徽章/胸牌:公司员工的标志符号,同时进行座位排序;
画册/折页/宣传单:公司品牌宣传或者年会活动指引;
抽奖箱:游戏活动发福利的道具;
锦旗/奖状/奖杯:年会颁奖礼品;
伴手礼:定制手提袋、笔记本套装、台历、挂历等产品当做参会嘉宾伴手礼;
其他物料:邀请函、矿泉水、纸杯等。
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