选择会议鲜花需要考虑是否与会议或活动的主题相吻合,确保风格统一、色彩搭配。对于学术性报告会研讨会则宜用沉稳一些的蓝色或淡紫色调,花材要求稍微营造一种宁静圣神的氛围。报告桌是会议主持人或报告人所在位置,是整个会场的焦点。但桌上只宜摆放一盆较小的盆花如文竹、四季海棠、一品红等,或将花卉摆设在报告者的左方桌上,以免遮挡视线。
会场的四角可布置较高的观叶植物,也可利用几架布置观花、观果、芳香或垂钓植物如一品红、香园、米兰、悬崖菊等,其高度、大小应根据会场四角的具体条件进行选择。
会场布置的形式可以分为相对式、全围式、半围式和分散式。相对式的主要特点是主席台和代表席采取上下面对面的形式,这样才能突出主席台的地位。由于专门设置了主席台,整个会场气氛显得比较庄重和严肃。